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“営業の基本”すなわち「定石・セオリー」を知ろう・・・・・・市販されているビジネス書をテキストとして使って「営業の基本」を学習します。現場の生のケースも同時に学習していきましょう。
by dai3eigyo
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必読! 今どきのメール・マナー

まずは、忘れていませんか? こんなこと

1.相手の名前と自分の名前を明記する
まず、メールの第一行目には、●●様、と相手の名前を記します。
メールは複数の人に届くケースも多く、共有PCに届くケースもあります。そこで、誰が見ても誰宛のメールかスグに分かるように、まず相手の名前から記します。

また、送信者欄だけでは送り手の情報が正確に表示されない場合もあります。ですから文頭に
お世話になっております。オールアバウトの根岸です。」
というように、自分の名前を明記することも大切です。

最近では、ガチガチのオフィシャルではない場合に「根本@オールアバウトです」という書き方をする人も少なくありません。@の前が自分の名前、後が会社や所属、学校などで、この場合は「私はオールアバウトの根本です」という意味になります。
なお、署名は基本的につけるようにします。その場合、仕事用、プライベート用と何種類か用意して、使い分けると良いでしょう。


2.CCとBCCをうまく使う
第一行目に名前が来る人(宛先)のアドレスは、TOの部分に入れますが、他にもCC、BCCという項目があります。

CCはカーボンコピー。「あなた宛ではありませんが、知っておいていただきたく、コピーをお渡しします」という意味です。

BCCはブラインドカーボンコピーのことで、そこに記した人に送ったことが、他の人にはわかりません。
BCCに指定された人のアドレスは表示されませんから、その人に送信したこと、その人のアドレスを他の人に知られたくない場合などに利用します。

たとえば、5人の女性と付き合っている男性が(低俗な設定ですみません)、1回のメールで5人全員に「I love you!」を送りたいと思った場合、TOに自分、FROMにも(自動的に)自分、そしてBCCに5人分のアドレスを入れ、第一行目に to My Sweetheart などと書けば、5人の女性は、TOが“ひとり”だけじゃないことに気づかず、自分だけに送られたラブレターだと思うでしょう。


c0045652_20454974.gif3.時計を合わせる
どういう訳か、PCの時計は意外と狂いやすいように思われます。時計はきっちりと合わせておきましょう。特にビジネスでは、送受信を繰り返すうちに“何時何分に何を誰に送った”が重要になる場合もあるからです。

ちなみにガイドは、1904年の1月1日付けのメールを受け取ったことがあります。もちろんこれは日時の設定ミス(この場合は、マッキントッシュのある種のエラーで、この数字が出るケースでした)ですが、その時はなんかSFチックな感情に包まれたのでした。


4.添付ファイルやHTMLメールには注意を払う
添付ファイルは圧縮して送るのが一般的でした。できるだけ容量を減らした方が、早く送受信できるからです。しかし、ブロードバンド時代の到来で、その流れが若干ゆるんだようです。圧縮・解凍の面倒さ、解凍時にデータが壊れる可能性があることを考えると、高速通信が可能な今は、そのまま送った方が便利だからです。

しかし今もダイヤルアップしている方も当然いますし、受信可能なサーバ環境もそれぞれ違いますから、「できればこれくらいの大きさのファイルを送ってもいいですか?」と予め聞いてから送信する方がよいでしょう。
またHTMLメールに関しては、そのパーセンテージは減ったにせよ、まだまだ受信出来ない環境にある方も少なくありません。こちらも相手の環境を聞いた上で送りたいものです。
↓ ↓ ↓
原文はこちら

.・*.・:★’.・*.・:☆’.・*.・:★’.・*.・:☆’.・*.・:★’.・*.・:☆’

それでは次に、読んでくれるメールの書き方について、考えてみましょう。

1.直ぐ開きたくなるような件名にする
まず、先方の受信メール一覧に並んだ時、その中で最も開きたくなるような件名にしようという意識を持ちましょう。それには、具体性のある件名にすること。

「お打合わせの件」よりも、「A案件の打ち合わせ、7日になりました」とし、加えて頭に“重要”をつけ、「重要:A案件の打ち合わせ7日です」とします。

はじめに本文を書き、その中からキーワードとなる言葉を見つけて件名にすると、具体性が出やすくなると思います。

なお、この場合、“重要”や“緊急”などのワードを頭につけるのは、本当に重要、緊急のものだけにしてください。「緊急!」のメールを開いてみるとどうでもよいような内容だったら、次からは見てくれなくなりますよ。


2.見やすくシンプルな本文を心がける
メールの本文は、極論すると“短いほど良い”といえます。実際に、画面いっぱいに文字が詰まっているメールを受け取ったとき、読む気がしなかったことはありませんか? 
1行30文字くらいで改行し、5行前後で1行分の空白行を入れると、すっきりと見やすい構成になります。
特にビジネスメールでは、箇条書きを多用するのも一つの手です。


c0045652_20485361.jpg3.まず結論を第一に持ってくる
最初に結論を冒頭に持ってきて、その後で経緯や説明を述べます。
そして最後に自分の意見を添えるというのが、分かりやすい構成です。
ダラダラと書かれていて、最後まで読まないと主旨がわからない(最後まで読んでも分からないメールもありますが)のでは、失格。
一般的に言われている「起承転結」ではなく、「結承起提」の流れでつくってください。


4.形容詞や副詞を多用しない
形容詞や副詞を多用すると、誤解されやすい文章になってしまいます。特にビジネスメールの場合、具体的な言葉、数字を使って表現した方が、伝えたいことが伝わります。

「前年度よりも極めて多い」よりも「前年度比170%」の方が分かりやすく、「大きな規模」よりも「250人規模」と言った方が的確にイメージできます。

ただし、気心の知れた友達に送るメールでは、形容詞や副詞を使って、生き生きとした感覚的な文章をつくるのも良いでしょう。プライベートであれば、絵文字などもOKです。


5.引用する部分は、用途に応じて
返信で相手の文章を引用する場合は、用途に応じて必要なところだけを引用します。返信される側からすると、自分で書いた内容をダラダされるのはイヤですし、返信メールがかえって読みづらいものになってしまいます。また、どうでも良いところを引用するのも、考えものです。

>根岸さん、こんにちは。
はい、こんにちは。
>お元気でしたか?
元気でしたよ。

となってしまったら、人によっては小バカにされているような気持ちになるかもしれません。
なお、ビジネスでのやりとりの履歴を残したい場合(取引先との交渉、連絡など)は、全文残した方が良いでしょう。


6.疑問点には質疑を忘れない
送られてきたメールの中に疑問点があれば、質疑の返信メールを送って、内容を明らかにしましょう。
それがない場合、送った相手はメールの内容についてすべて理解したものと判断しますから、両者の間にズレが生じ、後日大きなトラブルに発展することが無いともいえないからです。

もらったメールを、「5W2H」にそって確認し、理解できれば「了解しました」という完結メールを送ればよいでしょう。

◎5W2H
What ・・・・・・・・主体はなにか
When ・・・・・・・日時はいつか
Where ・・・・・・場所はどこか
Why ・・・・・・・・・理由・原因はなにか
Who ・・・・・・・・・誰が
How ・・・・・・・・・どのような状態・状況で
How much ・・・価格・金額はいくらか



メールのスペシャリストがビジネスで、プライベートで活躍する時代が来ています。

いかがでしたか、今どきのメール・マナー。
言葉は生き物です。時代とともに進化(退化?)します。また、インターネットも生き物。その活用ノウハウも変わってきます。心のこもった文章を書いて伝達することを基本とし、そのときどきの技術にあわせた上手いやり方を、日々考え続けることが重要です
↓ ↓ ↓
原文はこちら
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by dai3eigyo | 2005-05-31 20:49 | ■パソコン・インターネット
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